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COMO DIRIGIR UMA REUNIÃO EFICIENTEMENTE PDF Imprimir E-mail
26-Abr-2008

 O obreiro, o pregador, o professor, ou todo aquele que está envolvido na obra do Senhor tem que dirigir frequentemente muitos tipos de reuniões. As reuniões podem ter cunho administrativo, social, evangelístico, ministerial, assembléia, negócios, como também podem ser reuniões de oração, reuniões de Escola Dominical, reuniões com fins missionários, ou um simples culto em uma longínqua congregação. Em cada uma das muitas diversidades de reuniões se exige um tipo de condição, um estilo adequado, programação específica. “Ah, não! Mais uma reunião!” Você já ouviu alguém choramingar, esfregar o rosto, sem esconder o desânimo quando ouve a intimação para a próxima reunião,? “Ah, não! Mais uma reunião!”, “Pelo amor de Deus”, “Haja graça”, e outras expressões de tristeza, como se fossem sentenças de condenação a trabalhos forçados na Sibéria (local de cumprimento de pena no antigo regime comunista, da ex-União Soviética). Esses sentimentos não são somente de quem participa, mas, também de quem dirige.

 

É provável que a maioria dos leitores deste artigo, pelo menos uma vez, já deixou uma reunião balançando a cabeça, perguntando: Não sei para que adiantou esta reunião? O que foi decidido? É possível imaginar o ambiente de uma reunião como esta: muita gente cochilando, outros bocejando, alguns inquietos remexendo-se na cadeira, franzindo as sobrancelhas, etc.


A melhor avaliação para esse tipo de reunião não ficaria abaixo de “frustrante”. Estou certo que esta infeliz reunião só tem um momento feliz: é a hora do “amém”! Concorda?

 

Além de frustrantes, as reuniões improdutivas custam caro, não só financeiramente, mas sob muitos outros aspectos, incluindo a questão do desperdício do tempo. Em uma reunião semanal, ou mensal, no seu grupo, empresa ou igreja, seja necessária ou não, há uma mobilização de muitas coisas e pessoas, enquanto dura a reunião.

Se você já passou por alguma dessas situações, provavelmente pensou alguma vez: “Será que existe uma maneira melhor de fazer isso, um horário e ocasião mais apropriados, de modo a pensar que esse tempo foi bem utilizado?”.
Gostaria de lhe dar uma boa notícia: Isso é possível.

 

“Esta reunião é necessária?”

Antes de convocar uma reunião insista perguntando se ela é necessária. Em regra geral a resposta é não. Os maiores e bem-sucedidos empresários modernos sugerem o seguinte: “sempre que possível evite uma reunião. Faça o que você tem que fazer de outra maneira”. Essa decisão leva imediatamente à pergunta seguinte: “O que eu estou tentando realizar?”. Se você não conseguir uma boa explicação é porque nem você nem os participantes saberão por que estarão lá.


É claro que existem momentos que só uma reunião pode resolver, e ela pode ter uma destas funções básicas: apresentar notícias ou informações; identificar problemas, resolver problemas ou tomar uma decisão. A maioria das reuniões girará em torno de uma dessas funções, que justifica sua realização e determina a forma e as regras a serem seguidas.


Antes da reunião

O ideal seria apresentar aqui um único formato que fosse possível aplicar em todos os casos, mas, abaixo segue algumas observações que podem ser adequadas, tanto para uma simples reunião de jovens, uma reunião de ministério, ou até mesmo uma assembléia (que é a mais complicada). Observe:

Programa
Nunca se deve iniciar uma reunião sem planejá-la. Ainda que não seja possível detalhar cada momento é razoável parar para pensar o programa, porém, não permita que ele seja exigente demais com excesso de detalhes. Entenda: há detalhes importantes e indispensáveis, porém, estou me referindo aos excessos que, em geral, não levam a lugar algum.
Observe que na última reunião de Jesus com seus discípulos houve uma preparação prévia. Note o verbo “preparar”, na versão ARC (Almeida Revista e Corrigida):


1) “E mandou a Pedro e a João, ... Ide, preparai-nos a Páscoa ...”, Lc 22.8
2) “E eles perguntaram: Onde queres que a preparemos?”.  Lc 22.9
3) “... aí fazei os preparativos”, Lc 22.12
4) “... e prepararam a páscoa”, Lc 22.13
As muitas fases de preparação para esta reunião mostram sua importância para o Mestre. Note que os dois discípulos mais destacados é que foram incumbidos para darem início aos preparativos. De fato foi muito importante, porque, em regra geral, o primeiro ou o último evento é que ficam marcados.


 Exemplos de detalhes indispensáveis:


• data, hora e local
Data – “Chegou, porém, o dia da Festa dos Pães Ásmos, em que importava sacrificar a Páscoa”, v 7.
A data já estava previamente agendada no calendário das festas judaicas, logo, a reunião de Jesus não poderia ser naquele mesmo dia, para não sofrer atropelamento. Isso indica organização.
Já imaginou um evento de grande importância ser agendado às pressas? O “grande” deixa de ser grande e a “importância” perde seu significado.

 

Local - A preocupação da dupla (Pedro e João) foi saber quanto ao local: “Onde queres que a preparemos?”. O local da última ceia teria que ser muito bem adequado, embora os discípulos jamais entendessem que se tratava da última reunião do grupo.

 

Quando uma empresa, ou um partido deseja apresentar algum projeto especial ou alguém de muito destaque, a primeira preocupação é escolher o melhor local. Por que? Simplesmente, porque a empresa pode ser avaliada pela qualidade do local da reunião.


Observe que o local da última páscoa foi “um grande cenáculo mobilado” (Lc 22.12).
- Grande - amplo, arejado
- Cenáculo – parte superior da casa de uma família estável.


- Mobilado – indica conforto, bem-estar.
O contrário disso é um local apertado, mal cheiroso, sem ventilação, acústica de má qualidade, cadeiras caindo aos pedaços, bancos sem encosto, com pontas de pregos desfiando as roupas, e, ... bem, vamos parar por aqui para não cansar antes de iniciar a sua reunião.

 

A igreja é um bom local para reuniões, sem dúvida. Mas surgem as perguntas: Os bancos são confortáveis? A ventilação é boa? No horário da reunião, o sol incomoda? O som é adequado? O horário é apropriado? Não coincide com o horário do ensaio da banda?


Bem, se a reunião é taxativamente mensal e não pode ser adiada, que tal fazer uma reunião em algum local diferente? Ainda que seja de três em três meses?


Que tal levar os líderes (que fazem a diferença e que fazem as coisas acontecerem) para um lugar mais aprazível? Quem sabe um hotel-fazenda, para planejarem as atividades do ano, do semestre, ou até mesmo um projeto novo sobre o crescimento da igreja? Que tal ainda se esses líderes puderem levar a esposa?
A renovação e o dinamismo seria notável. Experimente!


“Ah, mas é muito caro!”, argumenta o mais exigente. Mas imagine os benefícios de um líder trabalhando mais estimulado! É claro que a data não poderia ser em um fim de semana, senão atropelaria os trabalhos da igreja.

Hora. “E chegada a hora, pôs-se à mesa, e, com ele, os doze discípulos.” (Lc 22.14).
Quando uma reunião não tem horário para iniciar ou terminar já é possível avaliar a real importância dessa reunião. Nesse caso, um simples telefonema pode resolver o “problema”.


É preciso estar atento para se evitar o vício da hora retardada. Você já ouviu certos comentários debochados em que a liderança é criticada por sua fragilidade? “Pode marcas sete, para o povo chegar oito”, disparam. Esse princípio vicioso mostra que a liderança sofre de desprestígio e crise de confiabilidade. Precisa ser corrigido.
Evidentemente não se trata de se colocar um relógio com contagem regressiva.
Outras preparações que devem estar incluídas na programação são as seguintes:


• Quem vai falar?
• Quem vai orar?
• Quem vai pregar, ou ministrar o devocional?
• Quem vai ler o texto bíblico?
• Se houver testemunhos, quem testemunhará?
• Quanto aos assuntos, quem os apresentará?


Pode ser que a liderança resolva fazer tudo sozinho. Mas não é uma boa iniciativa. É muito cansativo.

Quem deve participar?

 

Se o assunto pode ser resolvido conversando com o secretário, não convide todo o ministério. Faça uma reunião com essa pessoa; comunique sua mensagem, argumente se for necessário; chegue a um acordo sobre a linha de ação.
O importante é reunir-se somente com quem você deve se reunir, seja uma única pessoa, doze ou cento e vinte. No grupo de seguidores de Jesus havia muitas pessoas envolvidas. Por exemplo, as mulheres que o “serviam com suas fazendas” (Lc 8.3), os seguidores que faziam parte da política nacional, como Nicodemos, Zaqueu, José de Arimatéia, mas somente os doze foram convidados. O assunto só interessava aos doze. Esses “doze” eram os formadores de opiniões. Eram as pessoas de decisão. Era somente aquele grupo que deveria participar, entendeu?


Também não faça a lista de participantes, enchendo a sala de aliados, aqueles que certamente aprovarão todas suas idéias, deixando do lado de fora os adversários. Ora, uma concordância imediata sobre tudo que se apresenta não é uma reunião, é apenas a comunicação de um decreto-lei. Nesse caso nem precisa de reunião, um simples memorando resolve. Alguém já afirmou que, em uma sociedade onde um dos sócios não fala nada, então ele não é necessário.
Não esqueça que, quanto maior o grupo que você reúne, mais difícil será a tarefa de dirigir, especialmente se todos tiverem de apresentar relatórios, expressar opiniões.


Pequenos grupos ainda são os melhores aliados na solução de problemas. A equipe é melhor montada com poucas pessoas. Grandes reuniões (nem toda reunião com grande número de participante pode ser considerada “boa”. “Grandes reuniões” algumas vezes, não passam de grandes fiascos) são mais ideais para se apresentar projetos, nas quais a participação prevista é mínima. Também é excelente quando o objetivo é de instrução.

 

Objetivo
Se não é prudente iniciar uma reunião sem um programa, a situação mais desagradável que isto é fazer uma reunião sem objetividade. Alguém já afirmou que, “se você não sabe aonde quer chegar, como encontrar o caminho? Outra máxima semelhante é “como conseguir êxito se você não sabe o que quer?”
Portanto, antes de iniciar uma reunião pondere sobre as seguintes questões:

 

• O que queremos conseguir?
• Quais os alvos?
• Quais os meios a serem utilizados para conseguir esses alvos?
• Quais as pessoas habilitadas para serem os canais dessa obtenção?
• Depois de conseguido os alvos, como mantê-los?
• Depois de conseguido os alvos, o que virá a seguir?
• Quanto custará o projeto?
• Quando terá início?
• Esse projeto precisa da sugestão de um especialista?
Quando se trata de um projeto novo, três palavras são indispensáveis: antes, durante e depois.
Vamos tentar adaptar algumas dessas sugestões para uma reunião de caráter evangelístico:
• Quantos novos membros queremos ganhar?
o A melhor resposta seria: queremos ganhar todos. Muito bem, mas, como cuidaremos? Temos recursos para isso?
• Quais os meios a serem utilizados para obtenção desse alvo?
o Aqui a melhor resposta seria: qual o modelo de evangelismo a ser utilizado? Cultos nos lares? Evangelização de casa em casa? Culto em praça pública? 

 

O desenvolvimento da reunião

Não é aconselhável burocratizar demais a reunião, com excesso de regras, porém, deixar o “barco correr” é desconfortável.


Você sabia que os apóstolos utilizaram o que chamamos hoje de regras parlamentares na primeira reunião convencional de que temos notícia (At 15)?


Não tinha o mesmo nome, mas o certo é que eles foram cordatos em usar uma fórmula que prescrevesse o modo correto de expor suas idéias, raciocinar, discordar, sugerir. Em síntese, era o modo de se portar naquele plenário convencional.

 

Há quem diga que esse negócio de regras parlamentares é mera invencionice do homem, para tornar as coisas mais difíceis. “Os homens cheios do Espírito Santo não precisam usar essa burocracia para expor suas idéias”, defendem os mais ortodoxos. Outros evocam o passado para afirmar que a Igreja não precisou disso para crescer.
Embora as regras parlamentares sejam mais utilizadas em assembléias, entendo que uma boa reunião ministerial não deveria faltar algumas boas “dosagens” de regras parlamentares, uma vez que o propósito delas consiste em agilizar a ação, sem causar obstáculos.


• Quatro observações básicas

1. Cortesia e justiça para todos. O tratamento deve ser igual, independente de posição social, política ou financeira. Discriminação de pessoas é reprovada na Palavra de Deus.
2. Consideração de um assunto de cada vez.
3. A minoria também deve ter livre expressão.
4. A maioria deve prevalecer.

• Quatro regras essenciais de discussão

1. Todo membro tem direito de apresentar uma questão pelo menos uma vez; entretanto, se não houver objeção, pode fazê-lo duas ou mais vezes.
2. Os membros devem evitar fazer referências diretas a nomes e pessoas.
3. O membro que apresentar uma moção tem o privilégio de começar e encerrar o debate.
4. O presidente deve ser estritamente neutro. Se desejar participar do debate deve solicitar ao vice-presidente que assuma a presidência até que a questão seja votada.

 

• Orientações ao líder
Estas  orientações podem ser adaptadas ao líder de uma reunião. Nesse caso não se usará “presidente”, mas “Sr. Fulano”, “irmão fulano” ou outro tratamento mais adequado.
1. O presidente administra as operações e organizações e preside todas as sessões. Quando não se tratar de Convenção ou Ministérios é razoável usar o termo “liderança”.
2. O presidente deve evitar o uso do pronome eu. Deve substitui-lo por: "a presidência". O uso constante deste pronome sugere autoritarismo. Esse sistema de governo está em decadência no mundo moderno.
3. O presidente não deve dizer: "V.Excia. está fora de ordem", mas "a propositura está fora de ordem". Lembre-se: A referência é à regra e não à pessoa.
4. O presidente organiza, delega, supervisiona, mas não interfere. Sempre deve ser imparcial.
5. O presidente não deve dizer: "Os que estão contra digam não". Lembre-se: os membros podem opor-se a uma proposta, mas não significa que necessariamente estejam contra ela.
6. O presidente deve lembrar-se de que todos os membros têm direito de apresentar petições à presidência, pedir informações parlamentares, retirar suas propostas se não tiver objeções, pedir recontagem de votos e questionar o quorum. Quaisquer destes atos não significam, necessariamente, desconfiança da presidência ou da mesa diretora.
7. O presidente não deve, em hipótese alguma, dividir a opinião do plenário ainda que a proposta tenha sido apresentada por uma pessoa introduzida por ele na sessão.

As fases de uma reunião

 

• Assuntos
Não é possível realizar-se uma reunião ou assembléia sem a lista de assuntos a serem tratados. Essa lista, em assembléias, recebe o nome de "temário" ou "pauta dos trabalhos", e fica com o presidente e o secretário durante a sessão.

Qual a ordem da apresentação dos assuntos?
Jesus foi direto ao assunto que queria tratar com seus discípulos. O assunto principal era, de fato, a última páscoa, porque o Mestre planejou antecipadamente e com muita expectativa aquele momento: “desejei muito comer convosco esta páscoa” (Lc 22.15).
A ordem de apresentação dos assuntos é muito importante em uma reunião. Você já observou que todos os momentos de uma reunião são todos igualmente importantes, como o local, a hora, a pauta, a ordem de apresentação dos assuntos, a conclusão, etc.
Quanto à ordem de apresentação dos assuntos, geralmente se utiliza o formato da pirâmide invertida, ou seja, os temas mais importantes são apresentados primeiro, deixando as comunicações e outros assuntos que merecem menos destaque para o final.
Observe bem: no Congresso Nacional se utiliza uma estratégia de se apresentar os assuntos mais polêmicos para o “apagar das luzes”. Essa “estratégia” pode não ser muito bem entendida nas nossas reuniões de ministério.

 

• Abertura
Oração. É imprescindível. No início, para se obter a direção dos céus e, no final, para agradecer as decisões tomadas.
Verificação de quorum. O regulamento deve estabelecer o número de membros para compor a reunião/sessão. Ainda que a reunião seja de simples rotina, nenhuma decisão deverá ser tomada sem que este item seja observado. Um pequeno grupo não deveria jamais tomar a decisão por todos. Se o regulamento prevê que as decisões só devem ser tomadas por 50% dos membros, o líder deve observar rigorosamente esse detalhe.

Leitura de Atas. O secretário lê a ata da última reunião, especificando as datas. Se for necessário aprovar várias atas, deve-se apresentá-las em ordem cronológica. O presidente pergunta: "há alguma emenda a ser feita?" Se não há, ele acrescenta: "estão aprovadas". Se houver emendas, deverá dizer: "estão aprovadas como foram corrigidas".
Relatórios. O informe deve ser lido e submetido a aprovação. No caso de relatório financeiro, geralmente é prescrito na maioria dos estatutos a conferência prévia por uma comissão especial, chamada de comissão de contas.
Encerramento. O líder pode encerrar a sessão quando não houver mais assuntos a tratar, dirigindo ao plenário a seguinte expressão: "nada mais havendo a tratar aguardo proposta de encerramento". Mediante tal proposta e com o devido apoio, o líder dirá: "declaro encerrada a sessão”.


Música
É muito raro, hoje, haver uma reunião sem música. Essa área precisa de muita atenção, porque pode ser uma área decisiva da reunião. Imagine uma reunião evangelística sem música! Agora, imagine essa mesma reunião com música escolhida de forma aleatória! Imagine ainda que o líder de uma reunião de caráter festivo deixe que os participantes escolham uma música típica de cerimônia fúnebre! Por certo essa reunião estará fadada ao desestímulo.
Não basta somente haver a escolha da música adequada, mas quem a execute, ou alguém habilitado para a regência. Na pior das hipóteses deveria haver alguém previamente escolhido para cantar em voz mais alta, para que os demais acompanhem. Isto já é razoável.
Na última ceia, está registrado em Marcos 14.26 que eles cantaram “o hino” (artigo definido), e não “um hino”(artigo indefinido). Quer dizer que o hino já estava programado, escolhido especialmente para aquele momento.

Como já enfatizamos acima, há reuniões onde a música é simplesmente a alma central. Observe isto:


 Escolha a música a ser cantada
 Escolha a música apropriada. Música de caráter festivo não serve para cerimônia fúnebre ou vice-versa.
 Escolha alguém para a regência. Ou pelo menos, alguém que conhece bem a música escolhida e cante mais alto que os outros.
 Verifique se a quantidade de música é adequada para a reunião. Muita música em uma reunião de Escola Dominical, por exemplo, pode ser inadequada.

Reverência
Uma reunião onde a reverência tem que ser exigida torna-se muito cansativa. O melhor é instruir antes, mas se for necessário, que se faça com base bíblica, pois a reverência exigida tem efeito muito rápido. Até nesse caso a música tem uma função essencial. Uma música suave executada no início pode surtir efeito muito agradável.

 

Seja flexível
Não esqueça, todavia, de que essa reunião seja necessariamente dirigida pelo Espírito Santo. Você já participou de uma reunião orientada pelo Espírito Santo? Às vezes a programação é totalmente modificada. Modificada para melhor, é claro. Esteja sensível a isto. Não seja radical, nem espiritual demais. Apenas equilibrado! Flexível!
Não tente fazer valer cada passo da sua programação, impacientemente. Há momentos em que a programação precisa ser ligeiramente alterada. Esteja atento.

 

Supere os sentimentos negativos

Bem, para melhorar, primeiramente, temos que começar por dentro. Por dentro de você mesmo. O que você precisa fazer é rever seus conceitos sobre reuniões. Talvez o trauma deixado das experiências anteriores não sejam tão fáceis de se esquecer. Se você conseguir superar seus sentimentos negativos com relação às reuniões já terá tido um bom avanço em direção à excelência.

 

Não consigo esquecer das muitas reuniões que tive de participar no início do meu ministério. Tinha pouco mais de 16 anos quando comecei. Era secretário da igreja e não havia como “escapar”. O que mais me incomodava era a demora para o término. Naquela época , estava começando a namorar e, como todo jovem, faria o possível para não perder aquele momento de estar ao lado da jovem que havia escolhido para ser minha esposa. Algumas dessas reuniões terminavam, com freqüência, após a meia-noite. Sempre que falamos de reuniões, minha esposa lembra as muitas horas que ficava no portão de sua casa me esperando. A questão não era somente deixar de namorar, mas as muitas discussões acirradas, as ofensas, exigências, e outras séries de inconseqüências. Não consigo esquecer um membro do ministério que era muito brigão. Toda vez que esse dito irmão falava era para brigar ou para provocar alguém (!). Talvez aquele início frustrante do meu ministério tenha me levado a pensar um pouco mais sobre esse assunto que ora você lê.

 

Observe que a frustração torna a vida mais difícil. O trauma é o passo seguinte, mais difícil ainda. Essa agressão emocional é capaz de desencadear perturbações psíquicas e, em decorrência, até problemas de ordem física (somáticas). Muitas pessoas após passarem por situações traumáticas desistem logo. Nunca mais são as mesmas.

 

Equipamentos

Antes só se usava retro-projetor, mas a modernidade nos presenteou o sistema de data-show. É uma bênção! Use-o, e perceba a diferença.
Que tal convidar um palestrante que tenha uma mensagem instrutiva, e, também que conduza à motivação?

Ah! Estava esquecendo de um detalhe muito importante. É o espaço para o intervalo, também conhecido como o famoso coffee break. O tradicional cafezinho, não pode faltar. Mas, de preferência acompanhado de um saboroso biscoito.
Muita gente vai querer participar das suas reuniões.


Cyro Mello
O articulista é autor do livro “Manual do Discipulador Cristão”, conferencista e diretor da Missão Ômega.
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